تبلیغات تبلیغات |
Accounting and Management Articles بنام عشق اول و آخر : خدا درباره وبلاگ به نام خدا in the name of god دانش اگر در ثریا هم باشد مردانی از سرزمین پارس به آن دست خواهند یافت. پیامبر اکرم محمد (ص) If knowledge is in the men Soraya Pars land it will lose. Prophet Mohammad درورد خداوند بر محمد (ص) و خاندان او Allah peace be upon prophet Muhammad and his family با سلام به تمام بازدیدکنندگان محترم Hello to all visitors with respect مدیر وبلاگ : توکل مرادپور مطالب اخیر
آرشیو وبلاگ نویسندگان دوشنبه 26 دی 1390 :: نویسنده : توکل مرادپور
آفتی به نام ”جلسه“ در مزرعه مدیریت زمان
تهیه و تنظیم:www.accountingroyal.ir
هدف از نگارش این مقاله مروری دوباره بر مبحث مدیریت زمان و آموزههایی است كه میتوانند ما را در مدیریت بهتر زمان یاری نمایند. از این كه زمانی را صرف نگارش این مجموعه كردم، خوشحالم زیرا وقت اندكی از فرصت خود را صرف كاری كردهام كه ممكن است سبب صرفه جویی در وقت برخی از افراد شود كه برای عمر خویش ارزش زیادی قائلند. افراد بسیار ارزنده و گرانقدری را در میان دوستان و همكاران خود میشناسم كه متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندی كه در اختیار آنان است و میتوانند آن را صرف كارهای مفید كنند، توجهی ندارند. اگر چه اغلب این افراد اشخاصی دانشمند، ادیب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به دیگران اجازه میدهند به آسانی فرصت آنان را هدر دهند. آنها گاهی اوقات همكاران، دوستان یا میهمانانی را به حضور خود میپذیرند كه هیچ كاری جز به هم بافتن سخنان بی سر و ته كار دیگری بلد نیستند و با شرح رویدادها و وقایع بی ارزش و بی اهمیت، تنها وقت خود و دیگران را تلف میكنند. این دوستان به علت برخی از ملاحظات شخصی كه مهمترین آنها اجتناب از رنجیده خاطر ساختن دیگران است، از پایان دادن به گفتگوی خود با این گونه افراد اجتناب میكنند. طبیعی است كه تداوم چنین روندی در دراز مدت میتواند سرمایه زمانی بسیار زیادی را از آنان تلف نماید. آفتی كه این روزها به شكل یك سرطان حاد و پیشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شركتها، سازمانها و ادارات خودنمایی میكند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازمانی است. به جرأت میتوان گفت تاكنون هیچكاری با این جلسات یا به عبارت صحیحتر نشستها انجام نشده است و تنها چای، میوه، شیرینی و البته وقت گرانبهای كارشناسان سازمانها به هدر رفته است. هیچ عقل سلیمی مخالف ایجاد هماهنگی برای انجام بهتر امور در یك سازمان نیست، اما تشكیل جلسههای پی در پی به هر بهانه و عذری تنها یك آفت یا یك بیماری است. متاسفانه كم نیستند اشخاصی كه از این نشستها استقبال میكنند چون تنها كاری كه میتوانند در سازمانهای خود انجام دهند، نشستن در این گردهماییهای بی ثمر (و شاید هم پر ثمر از نظر میوه و شیرینی است). این گونه افراد كه خود از مهمترین عوامل اتلاف زمان كارشناسان و خبرگان در عرصههای دانشی هستند، در واقع با شركت در این جلسات و به دست گرفتن نمادین قلم و كاغذ و گاهی نیز مطرح ساختن پرسشهای بی ربط و بی مورد، میخواهند این گونه وانمود كنند كه در حال كار انجام كار بسیار حساس و مهمی هستند و اگر آنان در این جلسه حاضر نبودند، آینده سازمان به خطر می افتاد! افسوس كه در كشور ما سامانهای وجود ندارد كه به وسیله آن بتوان مدت زمانی را كه تا كنون بر اثر برگزاری جلسات بیهوده از وقت كارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجید. اگر چنین چیزی وجود داشت، پی به عمق فاجعه میبردیم. غیر ممكن است كه فردی كاری در ادارهای یا سازمانی داشته باشد و تا كنون با چهره كریه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بیایید این بیماری را كه به كشور و منابع ملی ما هر روز میلیونها ریال آسیب وارد میكند، درمان كنیم. بیایید جمله كلیشهای و مصیبت بار “لطفاً بدون هماهنگی وارد نشوید!“ را از روی درهای اتاقهای مدیران شایسته و فهیم پاك كنیم. یكی از مهمترین دغدغهها و نگرانیهای انسانهای معاصر مدیریت وقت و فرصتی است كه در اختیار آنها قرار دارد. از آنجایی كه عادت كرده ایم به تمامی چیزهایی كه پیرامون ما قرار دارند به عنوان پدیدههایی طبیعی نگاه كنیم و كاركرد آنها را در تعامل با وضعیت معیشتی یا كاری خودمان در نظر بگیریم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شدهایم؛ بدون آن كه به عنوان یك ناظر به آن نگاه كنیم و متوجه گذشتن شبانه روزی آن باشیم. از این رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف میكنیم بدون آنكه توجهی به گذشت این زمان داشته باشیم و باز ناخواسته یكی از گران قیمت ترین سرمایههای خود یعنی عمر گرانبها را به بهایی ناچیز از دست می دهیم. معمولاً بحث مدیریت زمان با مباحثی مانند: خود ـ ارزیابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ریزی، مدیریت جلسات، مدیریت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات دیگری آغاز میشود. اما به نظر من مقدم بر همه اینها انگیزه و خواست شخصی برای كنترل زمان است. منظور از خود ارزیابی در وهله نخست تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدری به كارهای روزمره خود توجه كنیم، در می یابیم بسیاری از كارهایی كه به انجام دادن آنها عادت كردهایم چندان ضرورتی ندارند و اگر نگوییم كه باید از انجتم آنها خودداری كرد، حداقل میتوانیم بگوییم بهتر است انجام آنها را به وقت دیگری موكول كنیم. شناخت عوامل اتلاف زمان برای ما مهم است. با نگاهی مجدد به ضرورتهای كاری متوجه می شویم بعضی از كارها نه تنها شایستگی اطلاق واژه ”كار“ را ندارد، بلكه عوامل و عناصر ضد كار محسوب میشوند و در حقیقت تلف كننده فرصتهای ما هستند. بنابراین باید با تغییر عادات و روشهای پیشین این عوامل را به تدریج از میان برد. مهمترین كار در این مقطع تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. برای آن كه تحلیل درست و واقع بینانهای از چگونگی صرف زمان خود داشته باشیم، باید پرسشنامهای را تنظیم كنیم. این پرسشنامه كه گاهی به صورت یك چك لیست نیز میتواند طراحی شود، نگاهی تعیین كننده در اختیار ما خواهد گذاشت. تکمیل پرسشنامه ی خود ـ ارزیابی می تواند به همراه ایجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدین طریق حتا در ارزیابی خودمان نیز تا حدی صرفه جویی زمانی كرده باشیم. پس از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهای ما از پیش برنامه ریزی شده است؟ ثانیاً آیا روز کاری ما ساختاردرستی دارد یا خیر؟ و در نهایت آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول میانجامند؟ ممكن است در حین پاسخگویی به این پرسشها پرسشهای دیگری نیز در ذهن ما مطرح شود كه از جمله آنها میتوان به این موارد اشاره نمود: n چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟ n چند مورد وقفه در کارهای ما ایجاد شده است؟ n آیا بهره وری واقعی داشتهایم؟ n چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را داشتهایم؟ n چگونه می توانیم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشیم؟ n برای چند درصد از وقت خود می توانستیم برنامه ریزی درستی به عمل آوریم؟ n میزان کارآیی ما را بر اساس امتیاز های 1 تا 10 چگونه برآورد می شود؟ اگر تنها یكی از این پرسشها را برای ترتیب دهندگان جلسات مكرر در ادارات مطرح كنیم، كافی است كه به اشتباه جبران ناپذیر خود پی ببرند. در مرحله بعد باید عوامل اتلاف زمان را بشناسیم. در یك دسته بندی عمومی میتوان این عوامل را بدین ترتیب طبقهبندی كرد: n گم کردن چیز های مورد نیاز n جلسات n تماس های تلفنی n وقفه ها n تعلل ها n کاغذ بازی های بی حاصل n مشکلات کاری n واگذاری کار به صورت معکوس n خود بزرگ بینی n آشفتگی و عدم تمرکز حال كه با برخی از عوامل اتلاف وقت آشنا شدیم، باید تلاش كنیم برخی از عادتها را تغییر دهیم. برای ایجاد تغییر باید فرآیند چهار مرحله ای زیر را در مورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم تا بتوانیم به تدریج آنها را از میان برداریم: n یاد داشت کردن عامل اتلاف زمان n تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت n تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان n پرورش عادت صرفه جویی در زمان برای كسانی كه در شركتها یا سازمانها به كار اشتغال دارند، این كار قدری گستردهتر است و ابعاد دیگری را نیز در بر میگیرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسیدگی مؤثر به نامههای کاری، بایگانی مؤثر و صحیح مكاتبات. اگر بخواهیم به شیوهای اصولی مكاتبات را كاهش دهیم، باید این اصول را حتماً به یاد داشته باشیم: n حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت n حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت n درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند n درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار n تغییر مسیر نامه ها در صورت لزوم n صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن n کاستن از حجم کاغذهای ارسالی n بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها باشد كه با به كارگیری این توصیه ها یا حداقل پیادهسازی برخی از آنها بتوانیم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مدیریت زمان ریشه كن كنیم. با پدید آمدن انضباط فردی در هر انسان عاقل و تنظیم دقیق اوقات و امور كاری دیگر نیازی به برگزاری جلسات مكرر نخواهد بود. امیدوارم در آینده بتوانم باز هم در مورد بیماری یا طاعون ”جلسه” بیشتر بنویسم. *http://ictarticle.blogfa.com/post-128.aspx نوع مطلب : مدیریت زمان، برچسب ها : موضوعات
پیوندهای روزانه پیوندها
آمار وبلاگ
سخنان بزرگان
 |
||
 |