تبلیغات
Accounting and Management Articles - مدیریت زمان:آفتی به نام ”جلسه“ در مزرعه مدیریت زمان
 
Accounting and Management Articles
بنام عشق اول و آخر : خدا
درباره وبلاگ


به نام خدا
in the name of god

دانش اگر در ثریا هم باشد مردانی از سرزمین پارس به آن دست خواهند یافت. پیامبر اکرم محمد (ص)
If knowledge is in the men Soraya Pars land it will lose. Prophet Mohammad
درورد خداوند بر محمد (ص) و خاندان او
Allah peace be upon prophet Muhammad and his family
با سلام به تمام بازدیدکنندگان محترم
Hello to all visitors with respect

مدیر وبلاگ : توکل مرادپور
نویسندگان
 
آفتی به نام ”جلسه“ در مزرعه مدیریت زمان
تهیه و تنظیم:www.accountingroyal.ir

هدف از نگارش این مقاله مروری دوباره بر مبحث مدیریت زمان و آموزه‎هایی است كه می‎توانند ما را در مدیریت بهتر زمان یاری نمایند. از این كه زمانی را صرف نگارش این مجموعه كردم، خوشحالم زیرا وقت اندكی از فرصت خود را صرف كاری كرده‎ام كه ممكن است سبب صرفه جویی در وقت برخی از افراد شود كه برای عمر خویش ارزش زیادی قائلند.
افراد بسیار ارزنده و گرانقدری را در میان دوستان و همكاران خود می‎شناسم كه متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندی كه در اختیار آنان است و می‎توانند آن را صرف كارهای مفید كنند، توجهی ندارند. اگر چه اغلب این افراد اشخاصی دانشمند، ادیب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به دیگران اجازه می‎دهند به آسانی فرصت آنان را هدر دهند.
آنها گاهی اوقات همكاران، دوستان یا میهمانانی را به حضور خود می‎پذیرند كه هیچ كاری جز به هم بافتن سخنان بی سر و ته كار دیگری بلد نیستند و با شرح رویدادها و وقایع بی ارزش و بی اهمیت، تنها وقت خود و دیگران را تلف می‎كنند. این دوستان به علت برخی از ملاحظات شخصی كه مهمترین آنها اجتناب از رنجیده خاطر ساختن دیگران است، از پایان دادن به گفتگوی خود با این گونه افراد اجتناب می‎كنند. طبیعی است كه تداوم چنین روندی در دراز مدت می‎تواند سرمایه زمانی بسیار زیادی را از آنان تلف نماید.
آفتی كه این روزها به شكل یك سرطان حاد و پیشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شركت‎ها، سازمانها و ادارات خودنمایی می‎كند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازمانی است. به جرأت می‎توان گفت تاكنون هیچ‎كاری با این جلسات یا به عبارت صحیح‎تر نشست‎ها انجام نشده است و تنها چای، میوه، شیرینی و البته وقت گرانبهای كارشناسان سازمان‎ها به هدر رفته است. هیچ عقل سلیمی مخالف ایجاد هماهنگی برای انجام بهتر امور در یك سازمان نیست، اما تشكیل جلسه‎های پی در پی به هر بهانه و عذری تنها یك آفت یا یك بیماری است.
متاسفانه كم نیستند اشخاصی كه از این نشست‎ها استقبال می‎كنند چون تنها كاری كه می‎توانند در سازمان‎های خود انجام دهند، نشستن در این گردهمایی‎های بی ثمر (و شاید هم پر ثمر از نظر میوه و شیرینی است). این گونه افراد كه خود از مهمترین عوامل اتلاف زمان كارشناسان و خبرگان در عرصه‎های دانشی هستند، در واقع با شركت در این جلسات و به دست گرفتن نمادین قلم و كاغذ و گاهی نیز مطرح ساختن پرسش‎های بی ربط و بی مورد، می‎خواهند این گونه وانمود كنند كه در حال كار انجام كار بسیار حساس و مهمی هستند و اگر آنان در این جلسه حاضر نبودند، آینده سازمان به خطر می افتاد!
افسوس كه در كشور ما سامانه‎ای وجود ندارد كه به وسیله آن بتوان مدت زمانی را كه تا كنون بر اثر برگزاری جلسات بیهوده از وقت كارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجید. اگر چنین چیزی وجود داشت، پی به عمق فاجعه می‎بردیم. غیر ممكن است كه فردی كاری در اداره‎ای یا سازمانی داشته باشد و تا كنون با چهره كریه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بیایید این بیماری را كه به كشور و منابع ملی ما هر روز میلیون‎ها ریال آسیب وارد می‎كند، درمان كنیم. بیایید جمله كلیشه‎ای و مصیبت بار “لطفاً بدون هماهنگی وارد نشوید!“ را از روی درهای اتاقهای مدیران شایسته و فهیم پاك كنیم.
یكی از مهمترین دغدغه‎ها و نگرانی‎های انسان‎های معاصر مدیریت وقت و فرصتی است كه در اختیار آنها قرار دارد. از آنجایی كه عادت كرده ایم به تمامی چیزهایی كه پیرامون ما قرار دارند به عنوان پدیده‎هایی طبیعی نگاه كنیم و كاركرد آنها را در تعامل با وضعیت معیشتی یا كاری خودمان در نظر بگیریم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شده‎ایم؛ بدون آن كه به عنوان یك ناظر به آن نگاه كنیم و متوجه گذشتن شبانه روزی آن باشیم. از این رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف می‎كنیم بدون آنكه توجهی به گذشت این زمان داشته باشیم و باز ناخواسته یكی از گران قیمت ترین سرمایه‎های خود یعنی عمر گرانبها را به بهایی ناچیز از دست می دهیم.
معمولاً بحث مدیریت زمان با مباحثی مانند: خود ـ ارزیابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ریزی، مدیریت جلسات، مدیریت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات دیگری آغاز می‎شود. اما به نظر من مقدم بر همه اینها انگیزه و خواست شخصی برای كنترل زمان است.
منظور از خود ارزیابی در وهله نخست تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدری به كارهای روزمره خود توجه كنیم، در می یابیم بسیاری از كارهایی كه به انجام دادن آنها عادت كرده‎ایم چندان ضرورتی ندارند و اگر نگوییم كه باید از انجتم آنها خودداری كرد، حداقل می‎توانیم بگوییم بهتر است انجام آنها را به وقت دیگری موكول كنیم. شناخت عوامل اتلاف زمان برای ما مهم است. با نگاهی مجدد به ضرورتهای كاری متوجه می شویم بعضی از كارها نه تنها شایستگی اطلاق واژه ”كار“ را ندارد، بلكه عوامل و عناصر ضد كار محسوب می‎شوند و در حقیقت تلف كننده فرصت‎های ما هستند. بنابراین باید با تغییر عادات و روشهای پیشین این عوامل را به تدریج از میان برد.
مهمترین كار در این مقطع تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. برای آن كه تحلیل درست و واقع بینانه‎ای از چگونگی صرف زمان خود داشته باشیم، باید پرسشنامه‎ای را تنظیم كنیم. این پرسشنامه كه گاهی به صورت یك چك لیست نیز می‎تواند طراحی شود، نگاهی تعیین كننده در اختیار ما خواهد گذاشت. تکمیل پرسشنامه ی خود ـ ارزیابی می تواند به همراه ایجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدین طریق حتا در ارزیابی خودمان نیز تا حدی صرفه جویی زمانی كرده باشیم.
پس از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهای ما از پیش برنامه ریزی شده است؟ ثانیاً آیا روز کاری ما ساختاردرستی دارد یا خیر؟ و در نهایت آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول می‎انجامند؟ ممكن است در حین پاسخگویی به این پرسش‎ها پرسشهای دیگری نیز در ذهن ما مطرح شود كه از جمله آنها می‎توان به این موارد اشاره نمود:

n چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
n چند مورد وقفه در کارهای ما ایجاد شده است؟
n آیا بهره وری واقعی داشته‎ایم؟
n چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را داشته‎ایم؟
n چگونه می توانیم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشیم؟
n برای چند درصد از وقت خود می توانستیم برنامه ریزی درستی به عمل آوریم؟
n میزان کارآیی ما را بر اساس امتیاز های 1 تا 10 چگونه برآورد می شود؟

اگر تنها یكی از این پرسش‎ها را برای ترتیب دهندگان جلسات مكرر در ادارات مطرح كنیم، كافی است كه به اشتباه جبران ناپذیر خود پی ببرند.
در مرحله بعد باید عوامل اتلاف زمان را بشناسیم. در یك دسته بندی عمومی می‎توان این عوامل را بدین ترتیب طبقه‎بندی كرد:

n گم کردن چیز های مورد نیاز
n جلسات
n تماس های تلفنی
n وقفه ها
n تعلل ها
n کاغذ بازی های بی حاصل
n مشکلات کاری
n واگذاری کار به صورت معکوس
n خود بزرگ بینی
n آشفتگی و عدم تمرکز

حال كه با برخی از عوامل اتلاف وقت آشنا شدیم، باید تلاش كنیم برخی از عادت‎ها را تغییر دهیم. برای ایجاد تغییر باید فرآیند چهار مرحله ای زیر را در مورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم تا بتوانیم به تدریج آنها را از میان برداریم:

n یاد داشت کردن عامل اتلاف زمان
n تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
n تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان
n پرورش عادت صرفه جویی در زمان

برای كسانی كه در شركت‎ها یا سازمان‎ها به كار اشتغال دارند، این كار قدری گسترده‎تر است و ابعاد دیگری را نیز در بر می‎گیرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسیدگی مؤثر به نامه‎های کاری، بایگانی مؤثر و صحیح مكاتبات.


اگر بخواهیم به شیوه‎ای اصولی مكاتبات را كاهش دهیم، باید این اصول را حتماً به یاد داشته باشیم:

n حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت
n حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت
n درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
n درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
n تغییر مسیر نامه ها در صورت لزوم
n صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن
n کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
n بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها

باشد كه با به كارگیری این توصیه ها یا حداقل پیاده‎سازی برخی از آنها بتوانیم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مدیریت زمان ریشه كن كنیم. با پدید آمدن انضباط فردی در هر انسان عاقل و تنظیم دقیق اوقات و امور كاری دیگر نیازی به برگزاری جلسات مكرر نخواهد بود. امیدوارم در آینده بتوانم باز هم در مورد بیماری یا طاعون ”جلسه” بیشتر بنویسم.



*http://ictarticle.blogfa.com/post-128.aspx




نوع مطلب : مدیریت زمان، 
برچسب ها :


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
سخنان بزرگان